Cara Membuat Mail Merge (Mailings) Pada Amplop Surat

Assalamualaikum wr. wb. dan slamat siang teman-teman dimanapun berada dan kebetulan membaca postingan ini. Pada kesempatan kali ini saya kembali berbagi kepada teman-teman semua sebuah tutorial yang mudah-mudahan tutorial ini dapat bermanfaat. Judul tutorial kali ini adalah cara membuat mail merge atau mailings pada amplop surat.

Biasanya jika kita membuat amplop untuk surat dengan jumlah yang banyak, pasti akan susah jika kita akan mencetaknya dengan satu persatu mengubah dan mngetikkan nama dan alamat si penerima surat tersbut. Gk apa-apa jika 1 atau 5 surat, bagaimana jika ada puluhan amplop yang akan di print? pasti susah juga kan?

Sebelum kita lanjut, mungkin teman-teman tertarik juga untuk membaca tutorial kami lainnya dibawah ini:

• Cara Merubah Warna Pada Lembar Kerja Office Excel 2007
• Cara Membuat Sheet Baru Pada Microsoft Excel
• Cara untuk print lembar kerja pada Microsoft Excel 2007
• Cara Menyatukan 2 Cell Menjadi Satu Pada Microsoft Excel 2007

Nah, itu lah fungsi dari kita menerapkan mail merge atau mailings. Adapun cara menerapkan Mailing pada amplop surat sangatlah mudah. Langkah awal, teman-teman buat terlebih dahulu daftar nama serta alamat yang akan diisikan kedalam amlop, buatnya di Microsoft Excel dengan membuat sebuah tabel lalu buat pula judul kolomnya, misalnya kolom nama dan alamat.

Kemudian teman-teman simpan file Excel yang berisi daftar nama dan alamat tadi, simpan ditempat yang mudah teman-teman dapat dalam komputer teman-teman, dan tutup Microsoft Excel. Kemudian kita lanjut dengan membuka Microsoft Excel, disitu teman-teman buat format amplop berupa kop surat serta tempat nama dan alamat nanti akan diisikan.

Akan lebih bagus lagi jika teman-teman sudah menyediakannya sebelumnya, setelah itu teman-teman bisa langsung membuka menu Mailings, kemudian pilih Select Recipients dan pilih Use Existing List. Kemudian akan muncul jendela baru Select Data Source, disitu teman-teman cari data Excel yang dibuat sebelumnya, setelah ditu teman-teman pilih Excel tersebut lalu pilih Open.

Setelah itu muncul lagi jendela baru, teman-teman pilih atau tentukan Sheet berapa dalam dokumen Excel tersebut yang teman-teman tempati data yang dibuat. Teman-teman pilih, misalnya di Sheet 1, kemudian klik OK. Nah setelah itu kita masuk ke bagian untuk memasukkan data tadi ke format atau template amplop yang dibuat sebelumnya.

Caranya, teman-teman buka Insert Merge Field yang ada pada menu Mailings. Nah disitu akan muncul judul dari kolom data yang dibuat di Excel tadi, teman-teman tempatkan judul kolom tadi sesuai dengan letaknya. Caranya, teman-teman tempatkan kursor pada bagian yang ingin teman-teman tempatkan data dari excel tadi, kemudian teman-teman klik judul kolom yang terdapat pada Insert Merge Field tadi.

Pilih judul data kolom sesuai letaknya. Setelah itu, untuk melihat datanya, teman-teman klik Preview Results. Untuk memindahkan datanya, teman-teman bisa mengklik tanda panah ke kiri atau kekanan. Dan bisa teman-teman print secara otomatis dengan mengklik Finish & Merge kemudian pilih Print Dokuments.

Kemudian akan muncul jendela baru Merge to Printer, disitu teman-teman bisa memilih apakah akan mencetak semua data atau data tertentu saja yang dipilih, atau mengeprint sebagian saja. Jika penjelasan diatas belum jelas, teman-teman bisa melihat juga video tutorialnya yang telah saya persiapkan sebelumnya dibawah ini.